Bagaż dla podróżujących służbowo

Business tripy są nie tylko domeną biznesmenów, ale też wielu innych grup zawodowych. Podróże służbowe dotyczą m.in. żołnierzy, specjalistów ds. IT, pilotów i stewardess, blogerów, tłumaczy czy au pair, czyli osób zajmujących się dziećmi. W tym artykule doradzamy, jak dopasować typ bagażu służbowego do specyfiki delegacji. Podpowiadamy też, o czym warto pamiętać, by uniknąć stresujących komplikacji w trakcie i po podróży.

Podróż służbowa - czym jest i czym się różni od delegacji?

Zgodnie z artykułem 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy, podróż służbowa to każda krótkotrwała podróż polegająca na wykonywaniu na polecenie pracodawcy konkretnego zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Z kolei delegacja zazwyczaj obejmuje dłuższy czas, a jej destynacja nie musi być związana z siedzibą firmy. Wiele osób kojarzy wyjazd tego typu jako okazję do aktywności towarzyskich, rozliczanych na koszt firmy. Takie myślenie może znacznie odchudzić Twoje osobiste finanse! 

W ramach wyjazdu służbowego możesz starać się jedynie o wypłacenie:

• diety, związanej ze zwiększonymi kosztami wyżywienia

•  zwrotu pieniędzy za przejazdy międzymiastowe oraz w obrębie miejscowości

• noclegów w hotelu czy hostelu

• innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę jako niezbędne

Z tego względu, by uniknąć obciążenia konta osobistego znacznymi kwotami, podczas delegacji czy podróży służbowej radzimy unikać wydawania niepotrzebnie pieniędzy. Zamiast tego polecamy korzystać z możliwości zjedzenia lunchu czy obiadu na spotkaniu, szkoleniu albo konferencji służbowej. By zaoszczędzić, w podróż służbową warto też zabrać ze sobą odpowiednio skompletowany bagaż. Jak dobrać go do charakteru wyjazdu czy delegacji? Odpowiedź poniżej! 

Walizka, plecak czy torba - jaki bagaż sprawdzi się w podróży służbowej?

Miejsce naczelnej specjalistki do spraw podróży służbowych przyznajemy jednogłośnie walizce! Podczas business trip sprawdzi się szczególnie walizka o reprezentacyjnym wyglądzie np. z eleganckimi wstawkami, zamkami lub z ozdobnym logo na froncie. Profesjonalny wizerunek pracownika w podróży podkreśli również walizka w eleganckim kolorze: białym, beżowym czy budzącym poczucie zaufania granacie. Współczesnej businesswoman pewności siebie doda ponadto walizka w zdecydowanym odcieniu złota, srebra, różu czy czerwieni - symbolu asertywności, determinacji i odwagi.

Jakie walizki są najbardziej wytrzymałe? 

Podczas business trip służbowy sprzęt elektroniczny efektownie zabezpieczy walizka z twardą obudową. Tajną bronią przeciwko uszkodzeniom w wybranych walizkach Wings jest korpus z polipropylenu. Dzięki niemu walizki biznesowe są odporne na wilgoć, wysoką temperaturę, wgniecenia, a nawet rozcięcia. Czy polipropylen pęka? Wykluczone! Dzięki wyjątkowej elastyczności pod wpływem dużego nacisku polipropylen tylko lekko się odkształca, po czym po krótkim czasie wraca do pierwotnego kształtu. W efekcie twarde i elastyczne walizki polipropylenowe na kółkach bez szwanku zniosą transfer bagażu przez obsługę lotniska czy kilkugodzinny lot w luku bagażowym z innymi bagażami. 

Dobrym wyborem podczas planowania wyjazdu służbowego jest również walizka na kółkach z twardego tworzywa ABS+ (kopolimeru akrylonitrylo-butadienowo-styrenowego). To materiał wyjątkowo odporny na uderzenia, przemoczenie, promieniowanie UV czy wgniecenia powstałe podczas szczególnie mocnego nacisku. Mocne walizki podróżne z ABS+ do samolotu sprawdzą się zarówno podczas eleganckiej biznesowej podróży, jak też w trakcie pełnego przygód wyjazdu typu incentive - podróży motywacyjnej dla najlepszego pracownika lub podróży integracyjnej dla współpracującego ze sobą teamu pracowniczego. Ranking najlepszych walizek biznesowych zamykają walizki z Codury oraz policarbonu. Czym różnią się od siebie wymienione tworzywa i jaki materiał walizki wybrać? Dowiecie się tego z innego artykułu na naszym blogu. 

Po czym poznam, że walizka nadaje się na podróż służbową?

Dobra walizka biznesowa powinna posiadać odrębną wyściełaną komorę, w której zmieści się laptop lub notebook służbowy np. o przekątnej ekranu wynoszącej 13, 14, 15 czy 17 cali. Dodatkowym atutem będzie przegroda na dokumenty w formacie A4 oraz organizer na kosztowności, telefon komórkowy, długopisy, wizytówki i inne akcesoria biznesowe. By transport walizki nie sprawiał trudności, na służbowy wyjazd polecamy wybrać walizkę osadzoną na solidnych kółkach i wyposażoną w teleskopową rączkę. Model tego typu można wygodnie prowadzić obok siebie, bez przerywania służbowej rozmowy telefonicznej. By walizka nie była obciążeniem, powinna mieć też wyważoną wielkość. W krótką, 2-3-dniową podróż służbową polecamy zabrać walizkę kabinową o pojemności 18 czy 20 litrów.

Jakie plecaki są najlepsze na podróż służbową?

Podczas zagranicznej podróży służbowej każdy biznesmen doceni wygodę, jaką daje elegancki plecak podróżny na solidnych, regulowanych szelkach. Przed wyborem plecaka biznesowego upewnij się, że wybrany model posiada wyściełaną kieszeń na laptopa. Komora tego typu posiada specjalną amortyzację, która chroni komputer służbowy przed ewentualnymi uszkodzeniami. Mniejsze akcesoria przetransportujesz bezpiecznie w kieszeniach z wewnętrznym systemem organizacji wnętrza.

By z łatwością zmieścić najpotrzebniejsze rzeczy, wybierz plecak biznesowy np. o pojemności 30 czy 35 litrów. To wielkość bezpłatnego bagażu podręcznego akceptowana chociażby przez linie lotnicze Ryanair, WizzAir, easyJet czy Norwegian. Udogodnieniem podczas podróży służbowej będzie też plecak wyposażony w wejście na kabel USB, dzięki któremu w każdej chwili będziesz mógł naładować służbowy smartfon czy tablet. Poza tym, plecak typu biznes powinien być wykonany z wytrzymałych, wodoodpornych materiałów lub z tkaniny o właściwościach hydrofobowych, odpychających cząsteczki wody. Wśród damskich i męskich plecaków w biznesowym stylu szczególną popularnością cieszą się plecaki z naturalnej skóry, w wykończeniu matowym lub lakierowanym na wysoki połysk.

Męska i damska torba biznesowa

Z profesjonalnym wyglądem jest kojarzona torba biznesowa. Z uwagi na różnorodność form i wykończeń, to modny i elegancki bagaż dla biznesmenów oraz aktywnych zawodowo kobiet, które lubią bawić się modą i doceniają designerskie rozwiązania. Biznesowy charakter ma szczególnie torba służbowa ze skóry: bydlęcej, wołowej czy cielęcej, o wyjątkowej miękkości.  

Podczas krótkiej delegacji, np. 2-dniowej wystarczająca będzie nawet torba weekendowa o wymiarach około 50x30x25 cm czy 60x40x30 cm. To praktyczne rozwiązanie, gdy na wyjazd potrzebujesz jedynie dwóch czy trzech eleganckich outfitów oraz kompletów casualowych ubrań na czas podróży. Na tygodniową delegację warto zabrać większą torbę lub zestaw toreb podróżnych na kółkach. W jednej z nich możemy umieścić rzeczy osobiste, a w drugiej sprzęt służbowy. Tak jak w przypadku walizki i plecaka, biznesowa torba powinna mieć dodatkowe wzmocnienie lub system amortyzacji, zwiększający ochronę sprzętów elektronicznych. Jeśli planujesz nosić w niej ciężki sprzęt przez dłuższy czas, torba biznesowa powinna posiadać wygodny pasek do noszenia jej na ramieniu lub w dłoni. Dobrym rozwiązaniem jest również biznesowa torba na kółkach, którą można prowadzić jak walizkę, a w razie potrzeb - dzięki bocznym uchwytom, przenieść na ramieniu lub w dłoni. 

Teczka typu aktówka - doskonały dodatek do walizki lub torby podróżnej

Odrębnym typem bagażu jest noszona chętnie przez biznesmenów aktówka. To sztywna torba, służąca do przechowywania akt i dokumentów w formacie A4. Aktówka ze skóry lub z materiału imitującego skórę doda klasy jej właścicielce lub właścicielowi. Oprócz dokumentów, zmieści się w niej paszport, dowód tożsamości, notatnik, tablet czy telefon służbowy. Z racji niewielkich rozmiarów, aktówka nie jest traktowana jako samodzielny bagaż. Mimo tego, może być świetnym dodatkiem do eleganckiej walizki kabinowej, torby podróżnej lub plecaka biznesowego. 

Co zabrać ze sobą w podróż służbową lub delegację?

Wiesz już, w czym przetransportować służbowe sprzęty i biznesowe outfity? Czas na wybranie typu bagażu, do którego je spakujesz. Lista rzeczy potrzebnych w podróży służbowej może różnić się m.in. w zależności od specyfiki business tripu oraz osobistych preferencji. Komponując check listę, zwróć uwagę także na charakter pobytu służbowego. Zastanów się, jakiego wyposażenia będziesz potrzebować na spotkaniu z klientem, podczas referowania prezentacji firmowej, na imprezie z okazji podpisania ważnego kontraktu czy zawarcia współpracy z kluczowym kontrahentem. Na koniec sprawdź, jakie warunki klimatyczne panują w miejscu, do którego wyruszasz. Na potrzeby tego artykułu stworzyliśmy uniwersalną listę rzeczy potrzebnych w podróży służbowej.  

Do bagażu służbowego spakuj:

1. Dokumenty podróży - paszport lub dowód osobisty, bilety lotnicze, rezerwacje hotelowe, kartę pokładową, karty firmowe, identyfikator pracowniczy

2. Sprzęt elektroniczny - laptop lub tablet, ładowarki do urządzeń elektronicznych, telefon komórkowy, słuchawki, adaptery do gniazdek elektrycznych

3. Ubrania - garnitur/kostium oraz koszulę lub elegancką bluzkę. O tym, jak zgrabnie złożyć koszulę do walizki, napisaliśmy osobny artykuł

4. Akcesoria - dodatki do służbowego outfitu takie jak biżuteria, krawat czy apaszka oraz buty: typu oficerki, derby, oksfordy, monki (w przypadku mężczyzn) albo szpilki czy delikatne czółenka (dla kobiet)

5. Produkty higieniczne i podstawowe leki - kosmetyki do higieny osobistej tj. szczoteczka do zębów, pasta, dezodorant, leki przeciwbólowe, leki przeciwgorączkowe, opakowanie plastrów, tabletki naprzeciwko chorobie lokomocyjnej 

6. Sprzęt do pracy - laptop lub tablet,  telefon, długopis oraz notatnik z niezbędnymi adresami i numerami kontaktowymi 

7. Sprzęt do prezentacji - pendrive z prezentacjami i inne wizualne materiały promocyjne, dyktafon do nagrywania swojego przemówienia

8. Kosmetyki podróżne - miniaturowe opakowania kosmetyków tj. szampon, żel pod prysznic, pasta do zębów, podróżny flakonik perfum

Jak spakować to wszystko zgrabnie do walizki lub torby podróżnej? By się tego dowiedzieć, zerknij na przygotowany przez zespół wings24 wpis blogowy!

Zalety posługiwania się gotówką i kontem walutowym w delegacji 

W podróży służbowej przyda Ci się także karta kredytowa lub debetowa. W razie niespodziewanych sytuacji - awarii terminala w restauracji czy hotelu albo utraty ważności karty, warto mieć przy sobie gotówkę w lokalnej walucie. Ze względów bezpieczeństwa najlepiej trzymać ją w osobnym, antykradzieżowym etui. Przygotowana gotówka ma jeszcze jeden atut - wypłacając część pieniędzy wcześniej, unikniesz potrącenia kosztów prowizji doliczanej za przewalutowanie. Wielu biznesmanów i bizneswoman podczas podróży służbowej posługuje się również kontem walutowym, które umożliwia bezpłatne wypłaty w oddziałach wybranych banków i sieci bankomatów. Korzystanie z nich jest całkowicie bezpieczne i tańsze, niż używanie bankomatów lokalnych banków. 

Przezorny zawsze ubezpieczony!

Ważnym elementem podróży służbowej jest również odpowiednie ubezpieczenie. Przed wyjazdem skonsultuj z pracodawcą rodzaj polisy ubezpieczeniowej, która będzie obejmować ewentualne koszty leczenia w następstwie nieszczęśliwych wypadków. Specjalnym ubezpieczeniem może zostać też objęty Twój bagaż. To niezwykle istotne: wybór odpowiedniego zabezpieczenia finansowego może znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo i komfort Twojego wyjazdu służbowego! 

Bagaż na podróż służbową - podsumowanie

Niezależnie od charakteru wykonywanej pracy i długości wyjazdu, bagaż biznesowy powinien być nie tylko praktyczny, ale też reprezentatywny. Wybierając klasyczne kolory i wzory służbowej walizki, torby lub plecaka, unikniesz wrażenia braku profesjonalizmu czy zamiaru podróży w celach wypoczynkowych. Mamy nadzieję, że zgromadzone przez nas wskazówki ułatwią Ci wybór eleganckiego bagażu adekwatnego do zajmowanego w pracy stanowiska oraz okoliczności odbywanej delegacji czy podróży służbowej. 

Elon Musk -  multimilioner, założyciel i współzałożyciel firm PayPal, SpaceX, Tesla, Neuralink i Boring Company, zwykł mawiać: „Myśl, jak wszystko zrobić lepiej i poprawiaj sam siebie”. Mamy nadzieję, że przygotowany przez nas artykuł ułatwi Ci zdobywanie nowych kompetencji zawodowych i sprawi, że podróże służbowe z niechcianego obowiązku staną się ekscytującym wyzwaniem, otwierającym mnóstwo nowych możliwości.